Vyhněte se sankcím za nedodržení smluv | E15.cz

Vyhněte se sankcím za nedodržení smluv

Vyhněte se sankcím za nedodržení smluv
Vyhněte se sankcím za nedodržení smluv
• 

.

Nedodržení dohodnutých termínů, nesplnění smluvených bodů nebo dokonce poškození či ztráta smlouvy – to vše může vést ke vzniku nepříjemných sankcí, zhoršení vztahu s partnery či ke ztrátě zákazníka. Moderní doba ale nabízí sofistikované řešení, jak těmto hrozbám efektivně předejít. A tím je systém pro automatizované zpracování smluv.

Tento systém vám pomůže s rychlým vyhledáváním dokumentů, zefektivní všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídá důležité termíny vyplývající z uzavřených podmínek. A to může v mnoha případech ušetřit významné finanční částky.

Kdy hrozí nebezpečí?

Kritický okamžik při standardním zpracování smluv představuje celý životní cyklus dokumentu od procesu tvorby, či zpracování, přes schvalování a připomínkování až po archivaci. Standardem totiž většinou bývá ruční přepis důležitých úkolů a založení smlouvy „kamsi do šanonu“. Celý proces vyřízení smlouvy je tak zcela v „rukou“ lidského faktoru a vyšší moci. Úplně stačí, když do kanceláře zafouká vítr a důležitá smlouva zmizí pod skříní. Moderní systémy dokážou automaticky hlídat správný průběh celého životního cyklu a předejít chybám, kterých by se mohl zaměstnanec dopustit.

Situace z praxe

Pokud si i vy například při sestavování smluv předáváte dokument ve firmě prostřednictvím e-mailů a ukládáte jej ve schránkách, vězte, že nejste úplnou výjimkou. Není to však rozhodně nic ideálního. Takto může snadno dojít ke ztrátě dokumentu, ke vzniku nežádoucího většího počtu verzí a k dalším chybám. Řešením může být digitalizace dokumentů a vytěžení obsažených informací. Právě to je základem systému pro zpracování smluv, který vám umožní mít kontrolu nad procesem jejich tvorby a přehled o aktuálním stavu či umístění těchto dokumentů. Vy si navíc budete e-mailem posílat už jen odkaz na dokument v úložišti, čímž snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.

Co znamená „vytěžování“ dokumentů?

Základem kvalitního systému pro zpracování dokumentů je funkce pro tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů ve smlouvě, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako jsou jména smluvních stran, částky, či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.

Jak a kde dokument upravíte?

Tyto systémy fungují na principu ukládání smluv v digitalizované podobě v úložišti s kontrolovaným přístupem. Oprávnění mohou být samozřejmě pro různé osoby individuální, ale přesně definují, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit. Dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat i s různými přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.

Vždy jen jeden dokument

Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel systému pro zpracování smluv by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle vašich potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. Výsledkem je, že existuje vždy pouze jedna aktuální verze smlouvy, se kterou však může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.

Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen pracovat také s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.

ProcesProcesAutor:

Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.

Jak se může změnit proces zpracování smlouvy?

Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální ověření a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazováním.

Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál celého řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.

Autor: .
 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!